明細書作成-［明細書の新規作成］タブ- 経費明細の作成

経費明細の作成

経費精算サービスから出力したデータを経費明細にして、各社員に配信します。
給与明細では合計額しかわからなかった経費支給額の、詳細な内訳が確認できます。

経費明細を新規に作成する

ここでは、経費明細を新規に作成する方法について説明します。

操作

経費精算サービスで、経費明細用のファイルを出力します。

経費精算サービスでの経費明細用のファイルの出力方法について

経費精算サービスでの経費明細用のファイルの出力方法については、ヘルプの目次の「経費精算サービスの経費明細用ファイルの作成」の経費精算サービス名の項目を参照してください。
［明細書作成］画面の［明細書の新規作成］タブをクリックして、表示されたメニューから［経費明細の作成］をクリックします。
［作成条件の設定］画面が表示されます。

帳票レイアウトを取り込みしていない場合

経費明細用の帳票レイアウトを取り込みしていない場合は、次の画面が表示されるので、「こちら」のリンクをクリックして、帳票レイアウトを取り込みます。
帳票レイアウトの取り込みについては、「帳票レイアウトを取り込む」を参照してください。

［経費精算レイアウト］から明細書に使用するレイアウトを選択します。
経費明細を一部の社員に配信する場合は、［作成対象者］の［すべての社員］をクリックして、経費明細を作成する社員を指定します。
［ファイルを選択］ボタンをクリックして、経費精算サービスで出力した経費明細用のファイルを選択します。
［次へ］ボタンをクリックします。
［作成条件の確認］画面が表示されます。必要に応じて、［支給日］と［明細書の種類（タイトル）］を変更します。［次へ］ボタンをクリックします。
［配信条件の設定］画面が表示されます。社員へ経費明細を公開するタイミングを指定します。
経費明細が公開されたら社員に通知メールを送信する場合は、［はい］にチェックを付けて、通知メールのテンプレートを［メールのテンプレート］から選択します。［次へ］ボタンをクリックします。
［配信条件の確認］画面が表示されます。表示された内容を確認して、［登録］ボタンをクリックします。
経費明細が作成され、［作成完了］画面が表示されます。［終了］ボタンをクリックします。

［作成条件の設定］画面の説明

経費精算レイアウト

経費明細を作成する経費精算サービスのレイアウトを選択します。

選択した経費精算レイアウトによる表示項目の変更について

選択した経費精算レイアウトにより、画面の表示項目が変わる場合があります。

【［通勤費Web（ヴァル研究所）］を選択した場合の例】

作成対象者

経費明細を作成する社員を選択します。

すべての社員: すべての社員を対象にして、経費明細を作成します。
選択した社員: 対象の社員を選択して、経費明細を作成します。

［ファイルを選択］ボタン

［経費精算用ツール］で指定した経費精算サービスで、経費明細用に作成したファイルを選択します。

［次へ］ボタン

作成条件を確認します。
クリックすると、［作成条件の確認］画面が表示されます。

［作成条件の確認］画面の説明

支給日

経費明細の支給日として表示される年月日を指定します。
年月日は、「西暦/月/日」（yyyy/MM/dd）の形式で入力します。例えば、2019 年 1 月 25 日を支給日とする場合は、「2019/01/25」と入力します。
支給日で設定した年月は、明細書のタイトルの一部として表示されます。

【支給日と明細書のタイトルの出力例】
支給日を「2019/03/XX（任意の日にちの数値）」と指定した場合は、明細書のタイトルが「2019年3月分旅費・交通費明細書」と出力されます。

支給日を「西暦/月/日」（yyyy/MM/dd）以外のフォーマットで指定した場合について

支給日を「西暦/月/日」（yyyy/MM/dd）以外のフォーマットで指定した場合は、明細書のプレビューで年月の部分が表示されません。

明細書の種類（タイトル）: ［作成済みの明細書］画面で、明細書の一覧に表示されるタイトルを指定します。
経費精算レイアウト: ［作成条件の設定］画面で選択した、帳票レイアウトが表示されます。
作成対象者: ［作成条件の設定］画面で選択した、作成対象者の人数が表示されます。

経費明細の作成対象人数の制限について

［作成対象者］の人数が 1001 人以上の場合は、エラーメッセージが表示され、明細を作成できません。［作成条件の設定］画面で、［作成対象者］の人数を 1000 人以下に変更して、経費明細を作成してください。
［明細書のプレビュー］ボタン: 明細書のプレビューを表示します。
［次へ］ボタン: 作成条件を設定します。
クリックすると、［配信条件の設定］画面が表示されます。

［配信条件の設定］画面の説明

社員への公開日時

社員への公開日時を指定します。

今すぐ公開する: 経費明細の配信設定を行った後に、すぐに経費明細を公開します。
日付を指定する: 指定した日付に経費明細を公開します。

通知メールを送信する

［はい］にチェックを付けると、経費明細の公開日時に社員へ通知メールが送信されます。
通知メールのテンプレートを、［メールテンプレート］で設定できます。

メールテンプレート

［通知メールを送信する］で［はい］にチェックを付けると、選択できます。通知メールのテンプレートを選択します。

通知メールのテンプレートについて

通知メールのテンプレートを使用するには、使用前にテンプレートの追加が必要です。
通知メールのテンプレートの追加については、「通知メールのテンプレートを追加する」を参照してください。

［プレビュー］ボタン: 選択したテンプレートを基に、通知メールのプレビュー画面を表示します。

［次へ］ボタン

設定した配信条件を確認します。
クリックすると、［配信条件の確認］画面が表示されます。

［配信条件の確認］画面の説明

［登録］ボタン

明細を登録します。
クリックすると、［作成完了］画面が表示されます。

［作成完了］画面の説明

［終了］ボタン

経費明細の作成を完了します。